Ist es möglich, ein Co-Located Meeting mit 150 Teilnehmern innerhalb von 5 Std. auf Remote zu wechseln? – We did it!
Wie alles begann: Das Co-Located Big Room Planning, das über drei Tage ging, war vorbereitet und es waren nur noch 24 Stunden bis zum Start. Da kam eine E-Mail von einem Teilnehmer. Überschrift: “Helmut will not participate in the co-location this week”. Grund dafür: Covid-19. In der Schule seines Sohnes gab es zwei Verdachtsfälle. Zwei Lehrer standen mit positiv getesteten Personen in Kontakt. Die Schule hat sich dazu entschlossen, komplett zu schließen.
Mit dieser E-Mail ging die Überlegung los. Können wir sinnvollerweise als international aufgestelltes Unternehmen die Verantwortung für gemeinsame Großveranstaltung überhaupt übernehmen?
Ist es möglich, innerhalb weniger Stunden das Meeting auf Remote umzustellen?
Das Orga Team unseres Kunden (Vielen Dank unseren Kollegen Alex) hat es geschafft, das ganze Meeting innerhalb von nur fünf Stunden von Onsite auf Remote umzuswitchen! Das muss man sich mal vorstellen: 150 Personen reorganisieren! Welche Tools nehmen wir, wie sollen die Sessions nun aussehen, wie reagieren die Teammitglieder, …? Fragen über Fragen.
Die Teams haben vorbildlich auf die spontane Umorganisation reagiert. Einige waren schon angereist, andere gerade unterwegs oder im Aufbruch. Jeder hat die neue Challenge angenommen und sich reorganisiert. Die Session Owner haben einen hervorragenden Job gemacht, indem sie die Arbeitsgruppen gut durchs Remote-Arbeiten geleitet haben. Es wurden sehr gute Ergebnisse erzielt und die Teilnehmer waren begeistert. Keiner hat gemeckert oder sich beschwert. Jeder hat sich auf die Situation flexibel eingestellt und so zum Erfolg der Session beigetragen.
Das Meeting ist so gut gelaufen, als wäre es Monate vorher geplant gewesen.
Feedback von den Teilnehmern:
- “Amazing day and amazing organization of the whole event…….”
- “Surprisingly good – well done on the organisation at short notice. MS Team worked well.”
- “….you made the best out of it in such a shirt notice, really remarkable. At the same time I’m looking forward to the next colocated, as i had the impression that discussion and involvement does not happen easy enough remotely”
- “It went better than i thougt. At least in my calls, way more people were attending than on a ‘physical’ CoLocation. Maybe the psychological barrier is lower just joining a Team Room than physically walking into a room full of people…..”
- “Respekt, Respekt, Respekt! Hammer, dass Ihr in so kurzer Zeit das Ding Remote auf die Beine gestellt habt und es so gut lief.”
Ein guter Beweis dafür, wie ein agiles Mindset uns alle befähigt, mit Krisensituationen umzugehen. Was lernen wir aus dieser positiven Erfahrung?
Auf jeden Fall kann die Notwendigkeit für Onsite Meetings überprüft werden. Co-Location Meetings können reduzieren und so auch Nachhaltigkeitsaspekte einbezogen werden. Dann verbringen wir weniger Zeit mit Pendeln und Geschäftsreisen. Ganz darauf zu verzichten ist aber auch keine Lösung, denn wir brauchen einfach den sozialen, direkten Kontakt und Austausch.
Die nächste Herausforderung steht nun vor der Tür. Das Planning 2. Aufgrund der aktuellen Situation wieder Remote. Wir sind gespannt darauf, welche Learnings wir dieses Mal mitnehmen können!
Bist du auch gespannt, wie dies in deinen Unternehmen und Team umgesetzt werden könnte?
Dann rufe uns an oder schreiben uns eine Nachricht.
Lass uns gemeinsam DEINE Lösung finden.
Remote for Future 😉
Dein Flowedoo Team
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