PDCA steht für die vier Begrifflichkeiten: Plan, Do, Control, Act und bedeutet im deutschen ebenfalls “Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)”. Bei dem PDCA Zyklus geht es darum, die eigenen Prozesse kontinuierlich durch Reflektion zu optimieren.
Die empirische Prozesssteuerung des PDCA Zyklus beruht auf dem Prinzip der Erfahrung. Durch Erfahrung werden neue Erkenntnisse und Wissen gewonnen und Produkte sowie Projektvorgehensweisen können optimiert und weiterentwickelt werden. Es geht darum, zyklisch immer wieder die vier Etappen des Optimierungs-Kreislaufs zu durchlaufen und somit Qualität zu sichern sowie frühzeitig Probleme zu erkennen und lösen.
Im ersten Schritt ist Transparenz über das, was bei einem Projekt geplant wurde (Plan) sowie die erwarteten Ergebnisse wichtig. Durch diese Transparenz können später nach den ersten Arbeitsschritten (Do) die tatsächlichen Ergebnisse detailliert ausgewertet werden (Check). Wir können sie überprüfen, mit den Erwartungen sowie dem Plan abgleichen und neue Erkenntnisse und Wissen daraus gewinnen. Mit diesem Wissen ist es möglich, die Vorgehensweise, Produktideen und den Plan zielführend anzupassen (Adapt). Risiken können rechtzeitig erkannt und im Blick behalten, Fehler frühzeitig behoben und flexibel auf Veränderungen reagiert werden.
Zusammengefasst beinhaltet der PDCA-Zyklus folgende vier Etappen:
P = Plan (Ziel formulieren): Verfügbare Informationen sammeln, Schlüsselfaktoren definieren, Fragen und Erwartungen formulieren, Annahmen treffen
D = Do (Was tun wir und wie?): Überprüfen, ob der Plan funktioniert oder nicht, Fehler finden
C = Check (Feedback sammeln & auswerten): Erfahrungen analysieren, Erkenntnisse generieren, Maßnahmen ableiten
A = Adapt (Maßnahmen definieren: was ändern wird?): Notwendige Veränderungen umsetzen, die als Prozessverbesserung identifiziert wurden
Der PDCA-Zyklus wird kontinuierlich durchgeführt. Nach jedem „Act“ folgt automatisch das nächste „Plan“. Jede Phase ist dabei gleich wichtig und erhält entsprechend volle Aufmerksamkeit. Weder legen wir den Schwerpunkt rein auf eine intensive Planung, die versucht im Vorfeld alles vorzudefinieren, noch vernachlässigen wir die Planung und arbeiten überwiegend in der „Do“-Phase. Wenn alle vier Bereiche ausgewogen aufeinander abgestimmt sind, werden die besten Ergebnisse erreicht.
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