Online Meetings, die Spaß machen!

Du sitzt daheim und dein Team ist im Homeoffice. Eigentlich ist es richtig angenehm, mal von zu Hause aus zu arbeiten. Du genießt die angenehme Atmosphäre, die Freiheit, deinen Tag selbst zu planen und denkst dir: “Ach, so könnte es immer sein…“
Doch dann, das erste online Meeting! Meetings sind ja so schon häufig eine Herausforderung. Meistens sind sie viel zu unspezifisch oder jemand monologisiert eine halbe Stunde vor sich hin. Und so etwas online?!

Keine Sorge, hier findest du die Tipps, die dein online Meeting zum Erfolg führen. Nach dem Lesen des Artikels bist du bestens vorbereitet und kannst in Zukunft deine Heimarbeit noch viel mehr genießen. Für ein erfüllteres, gesundes Arbeiten von zu Hause aus!

Was ist wichtig?

Lass uns zuerst die wichtigen Bestandteile für ein Online-Meeting clustern. Entsprechende Tools erleichtern die Online-Zusammenarbeit. Wie alles andere braucht auch ein Online-Meeting eine gute Vorbereitung und natürliche eine saubere Struktur. Während des Meetings halten sich die Teilnehmenden an sinnvolle Regeln und Rollen, die die Kommunikation erleichtern.

Starten wir mit der Vorbereitung.

Stelle eine Agenda mit Timeboxes auf. Wie diese sinnvollerweise aussieht, erfährst du gleich unter Struktur. Plane die Timeboxes länger als für ein Präsenzmeeting. Das remote Meeting sollte nicht länger als eine Stunde dauern, da dann die Aufmerksamkeit rapide schwindet. Benenne in deiner Agenda deutlich, welche Themen zu klären sind und stelle dir immer die Frage “Wozu treffen wir uns?“.

Lege den Teilnehmerkreis fest. Lade nur die Leute ein, die wirklich einen Beitrag leisten können bzw. die betroffen sind.

Zu guter Letzt suche nach einem geeigneten Termin für das Online-Meeting und versende die Einladung an die Teilnehmer:innen inkl. einer Agenda und den entsprechenden Regeln und Rollen.

Aber welche Regeln und Rollen sind für ein Remote-Meeting wichtig?

Nachfolgend findest du eine Liste der wichtigsten Regeln:

1. Ziehe dich an einen ruhigen Ort zurück. Störungen sind lästig und verschlechtern deutlich die Qualität des Meetings. Wenn du keinen ruhigen Ort findest, stelle dich lautlos solange eine andere Person spricht.
2. Nutze ein Headset und die Kamera. Dadurch bist du besser zu verstehen und deine Emotionen sind sichtbar. Das ist super für die Harmonie und das Verständnis. Bestehe darauf, dass die Teilnehmenden ihre Kamera einschalten. Dadurch erhöht sich die Bereitschaft mitzuarbeiten und der Fokus auf das Meeting.
3. Wenn du etwas anzumerken hast, zeige dies per Handzeichen an. So wird vermieden das alle durcheinander reden. Der:Die Moderator:in behält die Handzeichen im Blick und gibt an, wer als nächstes spricht.
4. Ja-Nein Entscheidungen werden per Daumen hoch oder runter getroffen. So kannst du gut überblicken, wer welchen Standpunkt vertritt.
5. Stelle Fragen mit spezifischem Adressaten z.B. “Peter, was meinst du dazu?“. Das vermeidet unnötiges Warten auf einen Antwortgeber.

Wenn möglich ernenne eine:n Moderator:in. Das kannst auch du sein. Diese Person hat die Aufgabe, durch das Meeting zu führen, den Fokus zu halten und auf die Nennung und Wahrung der Regeln zu achten.

Damit dein Meeting gelingt, sollte es eine gute Struktur haben und die Teilnehmenden regelmäßig zur Teilnahme einladen.

Am besten beginnst du das Meeting mit einem kurzen Icebreaker à la “Jede:r berichtet kurz von einer Sache, für die sie:er heute dankbar ist.“ Danach stellt der:die Moderator:in die Meeting-Regeln vor. Es ist super, wenn ihr auch eigene Regeln etabliert, die euch bei euren Meetings helfen. Es ist hilfreich, auch die Meeting-Etikette zu wiederholen (Respekt, Ausreden lassen, nicht mit dem Smartphone ablenken lassen etc.).

Bitte eine:n Teilnehmer:in als Schriftführer:in zu fungieren. Diese protokolliert kurz und knapp in einer für alle zugänglichen Form, z.B. Confluence, was entschieden und besprochen wurde.

Danach sollte das Ziel des Meetings sowie die Agenda vorgestellt werden. Bei diskussionswürdigen Themen frage die Meinungen am besten nacheinander ab oder mit der, oben beschriebenen Handzeichen-Methode. So verhinderst du, dass eine Person den Kanal beherrscht und der Rest nicht gehört wird.

Plane spätestens nach einer Stunde eine angemessene Pause ein.

Schließe das Meeting immer mit einer kurzen Abschlussrunde in der alle Teilnehmer:innen nochmal zu Wort kommen. Z.B. “Dieses Meeting hat sich für mich gelohnt, weil…“

Damit deine Meetings so richtig effizient werden, nutze die richtigen Tools.

Schau dir diese vorher gut an, so dass du mit der Nutzung vertraut bist. Eine kurze Liste findest du hier:

• Confluence ist eine Wiki-Anwendung von Atlassian und ermöglicht es, wunderbar z.B. Protokolle parallel zu schreiben.
• Jira ist eine Webanwendung, um Aufgaben zu verwalten. Damit ist auf einen Blick für alle klar, wer an welchem Thema arbeitet. Es lässt sich toll mit Confluence verbinden.
• Mit miro hast du ein online Whiteboard, welches dich und dein Team beim Visualisieren unterstützt.
• Mindmeister bietet euch die Möglichkeit gleichzeitig an Mindmaps zu arbeiten und diese dann auch als Präsentation zu nutzen.
• Mit MS Teams, Zoom oder Slack kannst du deine Online-Meetings hosten.

Zum Abschluss

“Fühlst du dich gut informiert und schaust zuversichtlich auf dein nächstes Online-Meeting?“ Ich freue mich auf deine Antwort!

Solltest du dir eine Begleitung oder Hilfe bei dem Thema Online-Meeting wünschen, unterstützen wir von flowedoo dich gerne. Außerdem können wir dich und dein Unternehmen, mit unserer Expertise, zu der Infrastruktur, Software, Planung und Durchführung von Remote-Arbeit beraten. Melde dich einfach bei uns.

Dieser Artikel ist Teil einer Serie über verteiltes Arbeiten. Sei gespannt, was du bei uns noch zu dem Thema zu lesen bekommst.

Viel Erfolg und Spaß beim verteilten Arbeiten!

Johannes von flowedoo

PS: Ein kleines Schmankerl wie es nicht sein sollte.